Académie · Service RH
Instruire les dossiers, du premier message à la clôture
Gestionnaire RH, vous êtes l'artisan du traitement ; responsable RH, vous y ajoutez l'autorité de clôture et une visibilité élargie. Ce parcours couvre les deux.
Votre périmètre
Vos sociétés ou vos groupes, et l'implication directe
- Le gestionnaire est habilité société par société ; le responsable RH l'est par groupe entier. Jamais rien au-delà.
- En Standard, vous voyez tout votre périmètre. En Restreint, le cercle se resserre selon votre rôle et vos habilitations.
- En Très confidentiel, seule l'implication directe donne accès — une protection, pas un oubli.
La consultation d'un dossier Restreint ou Très confidentiel est elle-même journalisée : qui a ouvert quoi, quand. Un gage de conformité que vous pouvez opposer à tout audit.
Premiers pas
Traiter votre premier dossier
- 1Un dossier arrive en Nouveau : ouvrez-le, lisez la demande, qualifiez (catégorie, salarié concerné, priorité, confidentialité si besoin).
- 2Affectez-vous le dossier → En cours. Si un modèle de procédure s'applique, tâches et documents attendus sont déjà là.
- 3Déroulez : complétez les tâches, posez un jalon pour les dates clés, demandez les pièces manquantes en passant le dossier En attente du demandeur.
- 4Consignez vos analyses en Notes internes — invisibles du demandeur, garanties serveur — et saisissez votre temps passé.
- 5Tâches obligatoires terminées ? Passez en Résolu. Le responsable RH vérifie et clôture.
Créer pour le compte d'un demandeur. Une demande arrivée par téléphone ou en réunion se saisit en deux clics, avec son canal d'origine — tout finit dans le même circuit.
Un lien fait sortir le document du dossier. La confidentialité protège ce qui est dans l'application ; un fichier déposé sur un espace de partage n'est plus protégé que par les droits de ce service. Pour une pièce sensible : pièce jointe, pas lien.
En résumé
Ce que vous pouvez
- Créer et gérer les dossiers de votre périmètre : statuts, affectations, tâches, documents, jalons, temps.
- Échanger avec les demandeurs, utiliser les notes internes.
- Responsable RH : clôturer, rouvrir, forcer une clôture justifiée, administrer comptes et catalogue de votre périmètre.
Ce que vous ne pouvez pas
- Voir un dossier Très confidentiel sans y être impliqué.
- Sortir de votre périmètre de sociétés ou de groupes.
- Gestionnaire : clôturer définitivement ou rouvrir — vous proposez via « Résolu ».
FAQ
Questions fréquentes
- Gestionnaire ou responsable RH : quelle différence ?
- Le gestionnaire instruit et propose la clôture en passant le dossier en « Résolu ». Le responsable RH décide : clôture, réouverture, clôture forcée — et, côté prestataire, voit les dossiers Restreints de son périmètre de plein droit (le responsable RH interne n’a pas ce niveau).
- Impossible de passer un dossier en Résolu.
- Il reste une tâche obligatoire ouverte, un document obligatoire manquant ou un champ obligatoire vide. C’est le filet de sécurité des procédures : rien ne se clôt à moitié fait.
- Je ne vois pas un dossier Très confidentiel de mon périmètre.
- C’est voulu : ce niveau n’est visible que des personnes nommément impliquées — le périmètre ne donne aucun droit, pas même à l’administrateur.
- Quand utiliser la clôture forcée ?
- Seulement quand un blocage subsiste mais que la décision est légitime (pièce non essentielle manquante, procédure abandonnée). Elle exige une justification écrite, historisée.